Obieg papierów w firmie i jego charakterystyka

Faktury należą do elementów nierozerwalnie złączonych z działaniem przedsiębiorstwa. W zasadzie nie można wyobrazić sobie firmy bez właściwych dokumentów. Choć obecnie dokumenty w formie papierowej z wolna zastępowane są przez faktury elektroniczne, stale jeszcze zdecydowaną większość tworzą faktury papierowe.

faktury papierowe

Autor: The Peoples Prodigy: BOYCOTT ‚The Weight of Blood’
Źródło: http://www.flickr.com
Każda firma, niezależnie od rozmiarów, stanowi swoisty obszar obiegu różnych dokumentów. W zależności od wielkości i kształtu firmy dokumenty (więcej tutaj: http://bhp-online.com/dokumenty-c1266) te bywają przenoszone pomiędzy stanowiskami pracy w pojedynczym wnętrzu, pomiędzy pomieszczeniami w budynku przedsiębiorstwa, a także na znacznie większe odległości, niekiedy nawet za granicę. Ogólnie obieg faktur w firmie jest bardzo ważnym aspektem dla jej prawidłowego działania. W przypadku, gdy obieg ten ma jakieś gorsze punkty, całe działanie przedsiębiorstwa przebiega mniej sprawnie.

Rozmaite typy faktur i dokumentów

Faktura w firmie ma do przebycia zróżnicowaną drogę w zależności od swojego rodzaju. W pierwszej kolejności niektóre faktury wędrują poza firmę, gdyż na przykład są przesyłane do podwykonawców. Do takich dokumentów zaliczają się przykładowo różnorodne umowy, które po podpisaniu się odsyła. Czasami takie dokumenty (zobacz bezpieczna i zgodną z prawem utylizacja dokumentów) wysyłane są już przez Internet. Niektóre dokumenty wytwarzane w przedsiębiorstwach przesyłane są także za pomocą faksu. Tego rodzaju metoda jest już jednak powoli wypierana przez metody przesyłania oparte na zastosowaniu komputerów i Internetu.

Faktura

Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com
Schematy obiegu dokumentów i właściwe systemy

Obieg dokumentów w firmie bywa przedstawiany za pomocą ogólnego schematu, gdzie przedstawiane są punkty, przez które dany dokument przechodzi oraz punkty przeznaczenia. Jednym z elementów tego typu schematu może być skanowanie faktur – odbywające się na którymś etapie całego obiegu. Dla usprawnienia całości obiegu wykorzystuje się specjalne metody, określane jako systemy kancelaryjne. Dzięki nim w firmach zwraca się większą uwagę na poziom rozsyłanych faktur, ale również na tempo ich przepływu. Występuje kilka typów takich systemów, a odmiany te wybierane są w zależności od rodzaju działalności przedsiębiorstwa.